Đây là lần thứ 4 BETOM tham gia workshop của chú Phúc rồi. Lần nào tham gia, Tôm cũng học được rất nhiều kiến thức nhưng lại không hề tẻ nhạt đâu, vì chú Phúc luôn sáng tạo ra rất nhiều trò chơi thú vị hỗ trợ cho nội dung buổi workshop hôm đó. Không gian buổi workshop được thay đổi liên tục, lần này, không gian được chọn là The Cup Cafe, 50A Trương Quốc Dung, Phú Nhuận do chị Hàn Duyên tài trợ. Giấy ghi chú được công ty phần mềm HiTime chuẩn bị cho tất cả các thành viên.
Lúc mới bước vào, không gian thân thiện và năng động. Mọi người đều chào nhau, hỏi thăm nhau, cười nói vui vẻ và sôi nổi lắm. Mọi người đã biết nhau môt số là qua lớp học của thầy Duy, một số là từ các buổi workshop trước nên mới bước vào đã rất dễ hòa nhập cùng các anh chị xung quanh.
Thành viên buổi workshop
Buổi workshop này sẽ được dẫn dắt bởi chú Bùi Đình Phúc, người kế thừa sự nghiệp của tập đoàn Cân Nhơn Hòa. Tham gia buổi workshop lần này của chú Phúc có các anh chị từ lớp học kinh doanh Be Training của thầy Duy và các anh chị hứng thú với kinh doanh, muốn học hỏi và kết nối nhiều hơn với môi trường doanh nhân trẻ này.
Diễn biến buổi workshop
Buổi workshop thứ 4 này là về nhân sự và xây dựng đội nhóm. Nội dung chính hôm nay chú Phúc muốn chia sẻ là cách xây dựng đội nhóm đoàn kết, làm thế nào để linh hoạt trong công việc, củng cố và phát triển các mối quan hệ, duy trì sự cạnh tranh lành mạnh và tích cực, cuối cùng là tìm phương án sáng tạo để giải quyết vấn đề. Để đạt được mục tiêu, trước hết phải đề ra kế hoạch. Kế hoạch từ cá nhân đến phòng/ban dần cho đến kế hoạch của cả công ty. Mỗi một người trong công ty đều tham gia vào xây dựng kế hoạch của cả một tập thể công ty.
1. Xây dựng nhóm với tinh thần đoàn kết.
Game 1 sẽ là cuộc giao lưu nho nhỏ giữa 10-15 thành viên ngồi chung bàn. Nhiệm vụ của mỗi người là tự giới thiệu bản thân mình (tên, tuổi, công việc và tình trạng hôn nhân) và nói ra 1 sở thích A. Người kế tiếp cũng giới thiệu bản thân và nói “Tôi không thích A, tôi thích B”. Người tiếp theo cũng tương tự và phủ nhận lại sở thích của người trước. Cứ như vậy cho đến thành viên cuối cùng. Không khí diễn ra khá sôi nổi và mọi người đã làm quen nhau cũng như hỗ trợ nhau.
Bước qua Game 2, nâng độ khó lên gấp bội. Thành viên đầu tiên vẫn như cũ, giới thiệu bản thân và nói 1 sở thích A của mình. Thành viên thứ 2 sẽ phủ định lại sở thích A và nêu sở thích B. Đến thành viên thứ 3 phải phủ định A, B và nêu sở thích C của bản thân. Cứ như vậy cho đến thành viên cuối cùng là cả một quá trình gian nan để xử lý và ghi nhớ thông tin về sở thích của các thành viên trong bàn. Cũng chỉ hơn mười sở thích theo thứ tự thôi mà ha.
Thực chất là chú Phúc không phải muốn làm khó mọi người đâu, mà thông qua 2 game trên, chú muốn nói với mọi người rằng khi công việc đang diễn ra theo trình tự, một thành viên gặp khó khăn thì cả nhóm phải hỗ trợ, giúp đỡ để làm sao đạt được mục đích đã đề ra, vì kế hoạch không chỉ của riêng ai mà của cả đội nhóm, cả công ty nữa.
2. Củng cố, phát triển các mối quan hệ và duy trì sự cạnh tranh lành mạnh, tích cực trong tập thể.
Game 3 là một trò chơi hiểu ý đồng đội. Mỗi thành viên sẽ được phát 1 tờ giấy. Cả nhóm sẽ được mời lên sân khấu, một người sẽ được chọn để đưa ra hướng dẫn và ngồi xoay lưng lại với các thành viên còn lại và là người được nói duy nhất, đưa ra chỉ chị để mọi người gấp tờ giấy được giao sao cho trùng khớp với nhau. Trò chơi này đã gây ra khá nhiều bất đồng vì lúc thực hiện, rất ít thành viên gấp đúng với lời mà người hướng dẫn đưa ra. Vấn đề ở đây là gì?
Kế hoạch đề ra, trước hết phải có mục tiêu. Vì ngay từ lúc đầu người hướng dẫn không đưa ra được cả nhóm sẽ gấp hình gì gây khó khăn trong thao tác cho các thành viên còn lại. Trong doanh nghiệp cũng thế, khi leader đưa ra chỉ thị, đầu tiên phải là mục tiêu, sau đó là kế hoạch, các bước thực hiện, ngôn ngữ cần phải rõ ràng, ngắn gọn, chính xác lại dễ hiểu để mọi người đều hiểu đúng ý mình muốn nói gì.
Trong game, các thành viên khác không được hỏi lại nên có làm sai hay không hiểu cũng không được lên tiếng. Đây là một bài học cho các leader, phải tạo điều kiện cho mọi người cùng phát biểu ý kiến để đạt được mục tiêu đã đề ra, thúc đẩy doanh thu công ty. Làm sai sẽ bị phạt, còn làm đúng sẽ được thưởng, đúng không nào. Thưởng phạt phân minh, cạnh tranh công bằng. Khi doanh thu có tăng trưởng, chia thưởng theo % năng lực và thưởng theo KPI để cổ vũ tinh thần nhân viên, đáp lại xứng đáng những gì họ đã bỏ ra cho doanh nghiệp.
Khi đặt ra kế hoạch, phải theo sát từng bước tiến triển của kế hoạch đó. Mỗi sáng xem xét bảng kế hoạch, mỗi tối thu hoạch xem mình đã làm được những gì, chưa làm được những gì để sắp xếp thời gian cho công việc ngày mai, tuần sau, tháng tới….
Qua game 3 cũng cho chúng ta hiểu được những người khác nhau, công việc khác nhau sẽ có cách hiểu và phương án làm việc không đồng nhất, suy ra kết quả công việc sẽ không thể như nhau được. Vì vậy, hãy cho họ cơ hội bày tỏ mong muốn, khó khăn và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, làm sao để hoàn thành mục đích chung của tập thể. Quá nhiều thông điệp mà chú Phúc muốn gửi gắm chỉ qua một trò chơi đơn giản, phải không nào? Đây là tổng hợp ý kiến và cảm nhận của mọi người sau Game 3 này của chú Phúc đó, tuyệt vời thật.
Khi đề ra mục tiêu, hãy có một từ khóa và nhắc đi nhắc lại từ khóa đó trong các bước quan trọng của kế hoạch. Bước làm cần đơn giản và cụ thể, dễ hiểu đối với tất cả mọi người. Phải liên tục hỏi và nhắc lại vấn đề, tiến độ công việc. Tiếp theo, cần checklist liên tục (mọi người có hiểu không, khó khăn gì không…) Tránh việc nhân viên ăn cắp ý tưởng của nhau, tạo nên bầu không khí thân thiện, đoàn kết, cạnh tranh lành mạnh để tránh xung đột không nên có. Tạo điều kiện để hỗ trợ lẫn nhau và vì mục tiêu chung.
3. Linh hoạt trong công việc và tìm phương án sáng tạo để giải quyết vấn đề.
Vị trí ngồi của mỗi người, trên bàn đều có giấy hỗ trợ quá trình ghi chép từ Công ty phần mềm HiTime chuẩn bị. Chú Phúc yêu cầu mỗi người viết 1 khó khăn mình đang gặp phải, không chỉ trong công việc mà cả học tập, giải trí, các mối quan hệ xã hội hay cả trong cuộc sống hàng ngày, và chuyền cho mọi người viết phương pháp giải quyết của mỗi người lên đó.
Mỗi người đều có cơ hội nêu khó khăn của mình cũng như tìm phương án giải quyết cho các thành viên còn lại trong nhóm. Dù chỉ là một trò chơi nho nhỏ nhưng mọi người ai cũng nghiêm túc đưa ra phương án giải quyết vấn đề cho đồng đội của mình. Viết còn chưa đủ, phải bàn bạc bằng lời nói, chỉ rõ các bước làm nữa cơ. Quả là các anh chị dễ mến, đúng không nào.
Qua hoạt động này, chú Phúc muốn nói với các leader rằng khi gặp một sự cố trong quá trình thực hiện kế hoạch, mọi người hãy cùng nhau ngồi lại tìm ra giải pháp tốt nhất, vì kế hoạch và mục tiêu riêng sẽ góp phần hoàn thành cái chung, mục tiêu là của chung không phải riêng một ai cả. Chính những người thực hiện công việc đó sẽ biết rõ vấn đề nằm ở đâu, cần giải quyết như thế nào là hiệu quả.
Game 4 là game Đừng để bài rơi. Có 1 bộ bài trên bàn và các thành viên sẽ ngồi ngang theo, chuyền bài đến từng thành viên một đến thành viên cuối cùng cầm nguyên bộ bài trên tay sao cho nhanh nhất lại không bị rơi bài là hoàn tất.
Game đòi hỏi có chiến lược, thao tác chuyền bài hiệu quả và sự kết hợp ăn ý của các thành viên trong nhóm. Những nhóm đầu tiên chưa có thời gian thảo luận hay luyện tập đã tỏ ra khá lúng túng và mất nhiều thời gian hơn. Các nhóm sau đã qua trao đổi, phân công vị trí và luyện tập nên xem như là khá hơn chút.
Sau game, chú Phúc hỏi rằng mọi người gặp khó khăn gì khi chơi game hay không, và hướng giải quyết nó là gì. Thật bất ngờ là mọi người đưa ra vấn đề, nguyên nhân và cách giải quyết khá thấu đáo.
Đặc biệt là trong suốt buổi workshop, cứ phát biểu sẽ được quà đó ạ, có gì đó gọi là động lực đó mà.Có những vấn đề là về thời gian, có vấn đề lại từ tâm lý chưa chuẩn bị sẵn sàng, có vấn đề là từ áp lực vị trí đầu rút bài hay vị trí giữa chuyền bài, hoặc vị trí cuối cầm bài không kịp, hay do quá trình tập luyện không giống với thực tế khi lên sân khấu thực hiện….
Dù là vấn đề gì đi chăng nữa, chung quy lại là quá trình thực hiện thực tế sẽ không giống với những gì kế hoạch đã đề ra, vấn đề phát sinh không ai mong muốn. Thì lúc đó, chúng ta nên thông cảm, cùng nhau giúp đỡ và vượt qua khó khăn vì chỉ cần 1 người gián đoạn là cả quy trình đều bị ngưng trệ, ảnh hưởng đến kế hoạch và mục tiêu của cả tập thể. Động viên và khen ngợi lẫn nhau khi hoàn thành công việc và đừng bị chi phối bởi bên ngoài, cách của họ chưa chắc đã phù hợp với trạng thái của chúng ta.
Hãy chỉ nhìn về phía người chuyền bài cho mình, nhận lấy và chuyền cho người phía sau một cách cẩn thận và nhanh chóng, vậy là đủ. Một người vì mọi người thì mọi người cũng hãy vì một người.
Kết thúc buổi workshop thứ 4 về nhân sự này là game nối chữ. Chú Phúc sẽ nói 1 chữ, chỉ người tiếp theo để chọn 1 chữ ghép vào với tốc độ cao, cứ thế tiếp tục không ngưng nghỉ cho đến khi tất cả các thành viên trong buổi workshop đều hoàn thành nhiệm vụ. Tưởng dễ mà khó lắm đó. Trong thời gian ngắn phải tiếp thu chữ của người trước và nghĩ đáp án của bản thân cho hợp lý rồi. Lần thứ 1, thứ 2 đều không thể đi hết 1 vòng. Mãi đến vòng thứ 4 thì mọi người mới hoàn thành nhiệm vụ và game kết thúc. Bạn nghĩ, bài học ở đây là gì?
Khi công việc theo kế hoạch đã đề ra bị gián đoạn nghĩa là không đạt yêu cầu, vậy mỗi nhân viên phải theo sát tiến độ công việc, tập trung cao độ và đặt ra các kế hoạch B, C, D thậm chí là Z để dự phòng, đề phòng rủi ro ập đến lại không chưa có cách giải quyết kịp thời. Trong quá trình nối chữ, nếu đến bạn A nhưng lại chưa nghĩ ra, các thành viên khác đã “nhắc bài” để quá trình diễn ra suôn sẻ, nghĩa là khi gặp trục trặc, cả cấp trên và nhân viên đều ngồi lại tìm đối sách, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả nhất.
Kết nối từ workshop 4
Sau buổi workshop, Tôm đã gặp gỡ và trò chuyện cùng với các anh chị thân thiết, vừa là khách hàng “ruột” của BETOM, vừa là người tư vấn, giải đáp các vấn đề khi BETOM gặp trở ngại. Và các anh chị đã cùng đồng hành qua workshop 4, các workshop trước của chú phúc cũng như các workshop sau này. Là cộng đồng doanh nhân trẻ, cùng trao cho nhau các giá trị kết nối, cuộc thảo luận sôi nổi hay đơn giản chỉ là một nụ cười động viên thôi cũng đủ nhắn nhủ biết bao lời rồi.
Cũng như Lỗ Tấn đã viết, kỳ thực trên mặt đất làm gì có đường, người ta đi mãi thì thành đường thôi. Chúng tôi đang cùng nhau bắt đầu tạo ra những con đường, sẽ có lúc song song đồng hành, sẽ có lúc giao nhau gặp gỡ, biết đâu lại có thể cùng chung 1 con đường thì sao. Thông qua buổi workshop về nhân sự này, BETOM hiểu rằng mọi người ai cũng có những giá trị riêng, tôn trọng dù họ là nhân viên hay trưởng nhóm, CEO hay giám đốc, nếu đã có thể gặp mặt tức đã là duyên. Bước ra kinh doanh sẽ có lúc gặp khó khăn vấp ngã, quan trọng là có cộng sự, có đội ngũ bên cạnh và có những người đi trước giàu kinh nghiệm truyền đạt, chia sẻ kinh nghiệm để có thể vực dậy và bước tiếp, tạo nên con đường của chính mình.
Mong được gặp lại mọi người trong những workshop kế tiếp, học tập và chia sẻ nhiều hơn nữa nhé.